1. Как пользоваться инструкцией
Эта инструкция нужна, чтобы сотрудник мог вести управленческий учёт ООО «Ромашка» без постоянного уточнения у руководителя: где взять данные, куда их внести, как проверить, что всё сходится, и что делать при расхождениях.
Для нового сотрудника
Идите последовательно: сначала изучите общую логику учёта, затем ежедневную работу с банком, после этого — сверки, маркетплейсы, сделки, обязательства и зарплату.
Для действующего сотрудника
Используйте поиск слева и раскрывающиеся блоки. Если возникло расхождение, сразу переходите в раздел «Сверка банка, если не сходится» или «Типовые ошибки».
Основные правила работы
- Не меняйте данные «на глаз». Любая сумма должна быть подтверждена источником: банковской выпиской, отчётом маркетплейса, ведомостью, актом, УПД, скриншотом из кабинета или согласованием.
- Не используйте пробелы внутри чисел в рабочих таблицах, если сумма должна считаться формулой. Если скопировали число с пробелами, очистите формат.
- Каждое исправление должно иметь понятную причину: неверный счёт, неверный месяц, дубль, отсутствующая операция, ошибка в контрагенте, неверная сумма, неверная статья.
- Если не уверены в сумме НДС, периоде начисления, статье или сделке — не придумывайте. Зафиксируйте вопрос в комментарии и передайте ответственному.
2. Общая логика управленческого учёта ООО «Ромашка»
Управленческий учёт ведётся не ради заполнения сервиса, а ради управляемости бизнеса. В результате закрытия периода руководитель должен видеть: сколько денег пришло и ушло, сколько компания заработала, какие обязательства есть, сколько должны клиенты и маркетплейсы, где зависли деньги и есть ли риск кассового разрыва.
| Блок учёта | Что отражаем | Главный источник данных | Контроль |
|---|---|---|---|
| Деньги / ДДС | Все поступления и списания по счетам, картам и кассе. | Интеграция с банком, банковская выписка PDF/Excel, операции в Финтабло. | Остаток по каждому счёту в Финтабло должен совпадать с банком. |
| ОПиУ | Выручку, себестоимость, комиссии, зарплату, услуги, аренду и прочие расходы по методу начисления. | Отчёты маркетплейсов, акты, УПД, ведомости, обязательства, сделки. | Период начисления должен соответствовать месяцу, за который относится доход или расход. |
| Сделки | Продажи и расходы по направлениям, маркетплейсам, клиентам или проектам. | Финтабло, отчёты маркетплейсов, поступления банка. | Дебиторка и кредиторка по сделкам должны быть объяснимы. |
| Обязательства | Расходы, которые должны попасть в ОПиУ, даже если оплата прошла позже или частями. | Акты, счета, договоры, документы поставщиков, закрывающие документы маркетплейсов. | Не должно быть необоснованного долга, если расход уже удержан или оплачен. |
| Зарплата | Начисления, выплаты, долги и переплаты по сотрудникам. | Зарплатная ведомость, банковские платежи, касса, подтверждения ответственных. | По закрытому месяцу долги должны быть объяснены или исправлены. |
Что считается источником правды
По банку источник правды — подтверждённая банковская выписка. По маркетплейсам — отчёты маркетплейсов и закрывающие документы. По зарплате — утверждённая ведомость и фактические выплаты. По расходам — первичные документы и согласованные обязательства. Если данные в разных источниках расходятся, сначала ищем причину, а не подгоняем цифры.
3. Роли и зоны ответственности
В инструкции используются вымышленные имена, чтобы не раскрывать реальные данные из встреч и переписок.
| Роль | Ответственность | Что проверяет |
|---|---|---|
| Анна Орлова, финансовый координатор | Ежедневное разнесение банка, сверка остатков, подготовка вопросов по непонятным операциям. | Счёт, дата, сумма, контрагент, статья, направление, сделка, комментарий. |
| Мария Соколова, специалист по маркетплейсам | Скачивание отчётов Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет, подготовка сводных таблиц. | Выручка, комиссии, себестоимость, возвраты, НДС, закрывающие документы. |
| Ирина Ветрова, расчётчик зарплаты | Проверка начислений, выплат, долгов и переплат по сотрудникам. | Ведомость, выплаты по банку/кассе, период начисления, корректность ФИО. |
| Олег Миронов, руководитель направления | Согласование спорных операций, оплат, крупных расходов, исправлений и закрытия периода. | Обоснованность корректировок и финальный результат месяца. |
4. Ежедневная работа с банком
Цель ежедневной работы — чтобы в Финтабло регулярно попадали все подтверждённые операции банка, а каждая операция была разнесена так, чтобы корректно формировались ДДС, ОПиУ, сделки, обязательства и остатки.
Откройте раздел «Деньги»
Перейдите в Финтабло в раздел Деньги → Операции. Проверьте список счетов и остатки. Если видите, что по счету есть отметка о необходимости обновления, сначала обновите операции.
Принудительно обновите банк при необходимости
Если остаток выглядит неактуальным или вы знаете, что в банке были новые платежи, нажмите на значок обновления/стрелочки возле счёта. Это заставляет сервис обратиться в банк и проверить новые подтверждённые операции.
Разнесите неразнесённые операции
Для каждой операции заполните статью, направление, контрагента, сделку или обязательство. Не оставляйте операции без классификации на конец дня, если по ним уже понятно назначение.
Проверьте счёт операции
Особенно внимательно проверяйте операции, которые создавались вручную или через разбиение. Частая ошибка — операция должна быть на транзитном счёте, а попала на основной, или наоборот.
Добавьте понятный комментарий
Комментарий должен объяснять смысл операции: «услуги маркетплейса за январь 2026», «оплата поставщику по счёту №…», «перенос между счетами», «корректировка ошибочного счёта».
5. Сверка банка, если данные не сходятся
Этот раздел — самый важный для работы с расхождениями. Сверка нужна, когда операции загружены, но остаток в Финтабло не совпадает с банком, либо есть подозрение на дубли, пропуски, неверный счёт, неверную дату или ошибочную ручную операцию.
5.1. Быстрый алгоритм диагностики
Шаг 1. Принудительно обновите операции банка
- Откройте Деньги.
- Найдите проблемный счёт.
- Нажмите значок обновления/стрелочки рядом со счётом.
- Дождитесь результата загрузки. Если новых операций нет — переходите к сверке.
Важно помнить: Финтабло показывает подтверждённые банком операции. В личном кабинете банка остаток иногда может учитывать операции в обработке, поэтому для точной сверки берите выписку по подтверждённым операциям.
Шаг 2. Запустите автосверку
- Откройте Деньги → Сверка.
- Выберите тип сверки Автосверка операций.
- Выберите расчётный счёт.
- Укажите период. Если ранее всё сходилось до определённой даты, начинайте с периода после этой даты.
- Нажмите Запустить.
- После завершения откройте результат сверки через историю сверок или уведомление.
Автосверка подходит для счетов, подключённых через прямую интеграцию. Если счёт ведётся через загрузку выписок, используйте сверку по выписке или ручную сверку.
Шаг 3. Разберите два типа расхождений
| Что показывает сверка | Что это значит | Что делать |
|---|---|---|
| Нет в Финтабло, есть в банке | Операция есть в банковской выписке, но отсутствует в сервисе. | Проверьте, не лежит ли операция в корзине. Если операции действительно нет — добавьте/актуализируйте её в Финтабло. |
| Есть в Финтабло, нет в банке | Операция есть в сервисе, но отсутствует в банковской выписке за выбранный период. | Откройте операцию, проверьте историю изменений, дату, счёт, сумму. Если операция ошибочная — удалите. Если счёт/дата неверные — исправьте. |
| Дубль операции | Одна и та же операция попала в сервис дважды или была создана вручную поверх загрузки из банка. | Сравните суммы, даты, назначения, историю изменений. Лишнюю операцию удалите в корзину. |
Шаг 4. Если автосверка не дала ответ — сверяйте по дням
Если за месяц остаток не сходится, не пытайтесь просмотреть сразу сотни операций. Идите от общего к частному.
- Сначала сравните месяц целиком: начальный остаток, поступления, списания, конечный остаток.
- Если месяц не сходится — разбейте на недели.
- Если нашли неделю с расхождением — разбейте её по дням.
- Для проблемного дня сравните выписку банка и отчёт в Финтабло по конкретному счёту.
В Финтабло удобно использовать отчёт ДДС → группировка по счетам. Выберите конкретный счёт и дату окончания периода, чтобы увидеть остаток на конец дня. В банке скачайте выписку за тот же день или период.
Шаг 5. Проверка ошибочного счёта операции
Одна из самых частых причин расхождения — операция есть, сумма правильная, дата правильная, но выбран не тот счёт. Например, списание должно быть с транзитного счёта, а попало на основной счёт. В этом случае общий денежный поток может выглядеть логично, но остатки по отдельным счетам будут расходиться.
- Откройте проблемный день в отчёте по счетам.
- Сравните поступления и списания по конкретному счёту с банковской выпиской.
- Найдите операцию, которая есть в Финтабло, но отсутствует в выписке этого счёта.
- Откройте операцию и проверьте поле «Счёт».
- Если счёт неверный — исправьте его и сохраните.
- Обновите отчёт и проверьте остатки повторно.
Шаг 6. Проверка зафиксированного остатка
Если обороты по счёту совпадают, но остаток всё равно не сходится, проверьте зафиксированный начальный остаток.
- Откройте Справочники → Счета бизнеса.
- Выберите проблемный счёт.
- Проверьте дату и сумму зафиксированного остатка.
- Скачайте банковскую выписку за эту дату.
- Если сумма отличается — исправьте зафиксированный остаток, укажите корректную сумму на конец дня и сохраните.
5.2. Чек-лист сверки банка
5.3. Шаблон комментария к исправлению
6. Визуальные подсказки по интерфейсу Финтабло
На скриншоте показан пример зоны настройки отчёта/раздела «Деньги и касса». Красными рамками выделены элементы, на которые сотрудник должен обращать внимание.
«Статья»
Используйте, когда нужно проверить или настроить отображение данных по статьям движения денег. Если отчёт не показывает нужные данные, проверьте, не выбран ли слишком узкий фильтр.
Список операций/счетов слева
В этой зоне проверяйте, какой счёт или элемент выбран. Частая ошибка — работать не с тем счётом, особенно если есть основной, транзитный и дополнительные счета.
«Расширенный» режим
Включайте расширенный режим, если не видите нужные настройки, детализацию, группировки или дополнительные параметры отчёта.
«Загрузить и синхронизировать»
Используйте кнопку, когда нужно принудительно обновить данные и убедиться, что сервис подтянул актуальные операции.
7. Закрытие месяца
Закрытие месяца — это последовательная проверка всех источников: банк, маркетплейсы, сделки, обязательства, зарплата, НДС, остатки и финальные отчёты. Закрытый месяц должен быть воспроизводимым: другой сотрудник должен понять, откуда взята каждая цифра.
7.1. Общий порядок закрытия
- Создайте папку месяца: например, 2026 / 02 Февраль.
- Скопируйте рабочий файл прошлого месяца и переименуйте его по новому периоду: например, 2026_02_Февраль.
- Скачайте отчёты из всех источников за нужный период.
- Импортируйте сырые данные в рабочие листы.
- Очистите листы, которые должны обновляться каждый месяц, не удаляя формулы и структуру.
- Проверьте порядок столбцов перед вставкой данных.
- Проверьте, что формулы протянуты до конца всех строк.
- Соберите итоговые суммы: продажи, комиссии, себестоимость, бонусы, возвраты, выплаты, закупки.
- Перенесите итоговые суммы в Финтабло через сделки, обязательства и операции.
- Проверьте ДДС, ОПиУ, сделки, дебиторку, кредиторку и остатки по счетам.
7.2. Что обязательно сохранить в папке месяца
Банковские выписки
PDF/Excel по каждому счёту, особенно если была сверка или исправления.
Отчёты маркетплейсов
Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет, закрывающие документы, отчёты реализации.
Рабочий файл месяца
Сырые данные, сводные таблицы, расчёты себестоимости, комиссий и бонусов.
Зарплатная ведомость
Начислено, выплачено, остаток долга/переплаты, комментарии по спорным сотрудникам.
Скриншоты кабинетов
Если цифры берутся из личного кабинета и не выгружаются отчётом.
Список вопросов
Всё, что не удалось подтвердить на момент закрытия: НДС, период, контрагент, документ.
8. Работа с маркетплейсами
По маркетплейсам важно разделять: деньги, которые пришли на расчётный счёт, и управленческую выручку. Маркетплейс часто перечисляет деньги уже за вычетом комиссии, логистики, удержаний и прочих услуг. В управленческом учёте нужно показать и полную выручку, и расходы маркетплейса.
8.1. Общий алгоритм по каждому маркетплейсу
- Откройте личный кабинет маркетплейса.
- Выберите нужный период: месяц, который закрываем.
- Скачайте отчёты реализации, финансовые отчёты, закрывающие документы, акты, счета-фактуры, отчёты комиссионера.
- Сохраните файлы в папку месяца с понятным названием.
- Переименуйте файлы так, чтобы было понятно: маркетплейс, магазин/кабинет, тип поставки, месяц.
- Загрузите данные в рабочую таблицу месяца.
- Проверьте порядок столбцов и формулы.
- Соберите итоговые суммы: продажи, комиссия, себестоимость, возвраты, НДС, дополнительные возмещения.
- Перенесите суммы в Финтабло через сделки и обязательства.
- Сверьте, что дебиторка/кредиторка по сделке объяснима.
8.2. Wildberries
Что скачать
- Финансовый отчёт за период.
- Еженедельные отчёты реализации.
- Документы с суммой комиссии и НДС.
- Отчёты по перечислениям за товар.
Как проверить продажи
Сумму продаж проверьте по финансовому отчёту. Если отчёт разбит по неделям, сложите недельные суммы продаж и сравните с итогом в рабочей таблице. Если число копируется с пробелами, удалите пробелы, иначе формула может не посчитать сумму.
Как отразить комиссию
Если маркетплейс перечислил деньги уже за вычетом комиссии, комиссию нужно отразить отдельным расходом. Вариант отражения: открыть поступление от маркетплейса, разбить его и увеличить на сумму удержанной комиссии, затем в тот же день создать списание на эту же сумму по статье «Услуги маркетплейса». Так остаток по расчётному счёту не изменится, но расход попадёт в управленческий учёт.
8.3. Ozon
Особенности
По Ozon нужно отдельно смотреть агентское вознаграждение, услуги, перевозки, ФБО/ФБС, прочие удержания и НДС. Если Ozon присылает деньги за минусом вознаграждений, расходы отражаются через обязательство или через связку «увеличение поступления + списание» на ту же дату, в зависимости от того, как нужно показать НДС и закрытие долга.
8.4. Яндекс.Маркет
Что скачать
- Закрывающие документы за месяц.
- Финансовые отчёты по каждому магазину/типу поставки.
- Акты с суммой услуг и НДС.
- Отчёты по доставленным и возвращённым товарам.
Если по разным магазинам есть НДС и без НДС, суммы нужно разделить, чтобы корректно внести в ОПиУ.
8.5. Технические профили продаж
В рабочих материалах могут встречаться внутренние технические профили для отражения продаж маркетплейсов. В инструкции используем нейтральное название «технические профили продаж». По ним рассчитываются бонусы/возмещения/дополнительные показатели, если это предусмотрено методикой компании.
9. Сделки в Финтабло
Сделки нужны, чтобы связать доходы, расходы, поступления, оплаты и задолженность по направлению или маркетплейсу. Для маркетплейсов удобно создавать одну сделку на год и добавлять этапы по месяцам.
9.1. Создание годовой сделки по маркетплейсу
- Откройте Финтабло → Сделки.
- Нажмите Добавить сделку.
- Название: Wildberries / ООО Ромашка / 2026 или Ozon / ООО Ромашка / 2026.
- Контрагент: выберите соответствующий маркетплейс или юридическое лицо.
- Направление: выберите направление продаж.
- Создайте этапы: Январь, Февраль, Март и далее.
- В каждый этап добавляйте выручку, себестоимость и расходы соответствующего месяца.
9.2. Привязка поступлений
Все деньги, поступившие от маркетплейса, привязывайте к соответствующей сделке и месяцу. Если поступление относится к прошлому году или закрывает старую дебиторку, сначала закройте старую сделку, чтобы не искажать текущий год.
10. Комиссии маркетплейсов и управленческий взаимозачёт
В классическом учёте комиссия маркетплейса может закрываться через отчёт комиссионера и взаимозачёт. В Финтабло прямого документа взаимозачёта может не быть, поэтому используется управленческая схема: показать полное поступление и одновременно списание комиссии в тот же день.
10.1. Когда использовать схему
- Маркетплейс удержал комиссию до перечисления денег.
- В банк поступила сумма уже за вычетом комиссии.
- Нужно, чтобы в ОПиУ была видна полная выручка и расход на услуги маркетплейса.
- Нужно сохранить корректный остаток по расчётному счёту.
10.2. Пошаговая схема
- Найдите поступление от маркетплейса в Финтабло.
- Откройте операцию и нажмите Разбить.
- Добавьте к поступлению сумму удержанной комиссии, как будто она тоже поступила на счёт.
- Скопируйте сумму комиссии.
- Запомните дату и счёт поступления.
- Сохраните поступление.
- Создайте списание на ту же дату, с того же счёта, на ту же сумму комиссии.
- Статья: Услуги маркетплейса.
- Направление/сделка: соответствующий маркетплейс и месяц.
- Комментарий: Услуги маркетплейса за январь 2026.
- Сохраните и обновите сделку.
11. Проверка зарплатной ведомости
Цель проверки зарплаты — убедиться, что начисления и выплаты отражены в правильном месяце, по правильному сотруднику и без необъяснимых долгов.
11.1. Алгоритм проверки сотрудника
- Откройте зарплатную ведомость за месяц.
- Выберите сотрудника.
- Посмотрите сумму начислено.
- Посмотрите сумму выплачено.
- Сравните с выплатами в банке и кассе.
- Если есть долг или переплата — проверьте, не попала ли выплата в другой месяц.
- Если сотрудник уволился, получил выплату отдельно или самозанятый — добавьте комментарий.
- После исправления обновите ведомость и проверьте остаток по сотруднику.
11.2. Частые ситуации
| Ситуация | Что проверить | Что сделать |
|---|---|---|
| Начислено есть, выплаты нет | Банк, кассу, другой месяц, ФИО сотрудника. | Найти выплату и привязать к правильному периоду или оставить долг с комментарием. |
| Выплата есть, начисления нет | Не забыли ли начислить сотрудника, не самозанятый ли это, не выплата ли за прошлый месяц. | Добавить начисление или перенести выплату в правильный месяц. |
| Переплата | Не попала ли выплата будущего месяца в текущий, нет ли дубля. | Перенести на будущий период или удалить дубль. |
| Сотрудник не найден | Написание ФИО, сокращение имени, дубль карточки. | Исправить сотрудника в операции или ведомости. |
| Мелкий остаток | Округления, НДФЛ, копейки, частичные выплаты. | Если остаток объясним — оставить комментарий. Если нет — проверить вручную. |
12. НДС и суммы «с НДС / без НДС»
В управленческом учёте важно не завышать выручку и расходы на сумму НДС, если по методике компании показатели ОПиУ ведутся без НДС. Поэтому при закрытии месяца всегда проверяйте, какие суммы в источнике указаны с НДС, а какие без НДС.
12.1. Что проверять
- В отчётах маркетплейсов: есть ли разделение с НДС и без НДС.
- В актах и УПД: какая сумма НДС выделена.
- В обязательствах: нужно ли указать НДС руками.
- В сделках: выручка и себестоимость должны быть внесены по принятой методике.
- Если сумма НДС неизвестна — ставьте вопрос, а не рассчитывайте произвольно без согласования.
12.2. Мини-правило для сотрудника
Если документ содержит НДС — проверьте, как эта сумма должна попасть в ОПиУ. Если документ без НДС — не добавляйте НДС искусственно. Если часть товаров с НДС, а часть без НДС — разделите суммы, иначе отчёт будет искажён.
13. Контроль качества перед сдачей месяца
14. Типовые ошибки и как их исправить
| Ошибка | Как проявляется | Как исправить |
|---|---|---|
| Операция попала не на тот счёт | Обороты вроде совпадают, но остатки по отдельным счетам нет. | Открыть операцию, исправить счёт, обновить отчёт по счетам. |
| Дубль операции | В Финтабло сумма есть дважды, в банке один раз. | Проверить историю, удалить лишнюю операцию в корзину. |
| Не загружена операция банка | В банке операция есть, в Финтабло нет. | Обновить интеграцию, запустить сверку, добавить операцию вручную при необходимости. |
| Неверный месяц зарплаты | По сотруднику долг или переплата, хотя фактически всё выплачено. | Открыть выплату, исправить месяц начисления/период. |
| Комиссия маркетплейса не отражена | Деньги пришли меньше выручки, расхода нет, прибыль завышена. | Отразить комиссию через обязательство или управленческий взаимозачёт. |
| Не привязана сделка | В сделке висит дебиторка/кредиторка, хотя деньги были. | Найти поступление или списание и прикрепить к нужной сделке/этапу. |
| Сумма с пробелами не считается | Формула не суммирует значение. | Удалить пробелы, привести формат к числу. |
| Формулы не протянуты | Часть строк не попадает в итог. | Проверить последнюю строку данных и протянуть формулы до конца. |
15. FAQ для сотрудника
Что делать, если банк не обновляется?
Сначала нажмите принудительное обновление. Если новых операций нет, но в банке они есть, проверьте, подтверждены ли операции. Затем запустите сверку. Если проблема остаётся — скачайте выписку и передайте вопрос ответственному или в поддержку Финтабло.
Что делать, если остаток не сходится на небольшую сумму?
Не списывайте разницу на округление сразу. Проверьте период, дубли, корзину, зафиксированный остаток, операции с корпоративными картами и ручные операции. Маленькая сумма тоже может быть признаком неверного счёта или периода.
Можно ли удалить операцию, если автосверка показала «есть в Финтабло, нет в банке»?
Только после проверки. Откройте операцию, посмотрите историю изменений, дату, счёт и сумму. Возможно, операция должна быть на другом счёте или в другом периоде. Если операции действительно не должно быть — удалите.
Почему поступление от маркетплейса меньше выручки?
Потому что маркетплейс может удерживать комиссию, логистику, услуги, штрафы и другие суммы до перечисления денег. В учёте нужно показать полную выручку и отдельно расход маркетплейса.
Что делать, если в отчёте маркетплейса есть суммы с НДС и без НДС?
Разделите суммы. Не объединяйте их в одну строку без проверки, иначе ОПиУ и НДС будут искажены.
Что делать, если по сотруднику висит долг?
Проверьте выплаты по банку и кассе, другой месяц, правильность ФИО, увольнение, самозанятость, НДФЛ и частичные выплаты. Если долг подтверждён — оставьте комментарий. Если это ошибка периода или сотрудника — исправьте.