Предзапись в клуб «Яхонт» ↗

Ваш подарок за регистрацию · Екатерина Яхонтова

Технологическая карта
внедрения управленческого учёта

От первого разговора с собственником до передачи работающей системы клиенту. Порядок действий, зоны ответственности и результат каждого этапа — в одной карте.

8 шагов внедренияДействия и ответственныеРегламенты и скринкасты
Перейти к карте ↓Напомнить о мастер-классе
Екатерина Яхонтова
Екатерина ЯхонтоваФинансовый директор на аутсорсе

Основа методологии

Передайте клиенту работающую систему

Каждый инструмент внедряется по единому циклу из восьми шагов. Финансист создаёт систему, которую клиент способен поддерживать самостоятельно.

01

Разработка шаблона

Финансист создаёт форму документа, адаптированную под специфику бизнеса клиента

02

Согласование формы

Презентация собственнику, корректировка по замечаниям, финальное утверждение

03

Назначение ответственных

Определяем конкретного сотрудника, который будет вести инструмент. Не «отдел», а имя.

04

Задание на заполнение

Клиент заполняет данные за предыдущие периоды — это его ответственность, не наша

05

Обучение

Практическая сессия с ответственным: показываем, объясняем, отвечаем на вопросы

06

Регламент

Письменный документ: кто, что, когда и как заполняет. Без регламента — нет системы.

07

Скринкаст

Видео-инструкция для ответственного и для обучения новых сотрудников в будущем

08

Аудит внедрения

Совместная проверка с собственником: инструмент работает, данные верны, всё понятно

Регламент и скринкаст обязательны для каждого инструмента.

Они помогают сотрудникам работать самостоятельно и обучать новых ответственных. Все инструкции и ссылки сохраняйте в общей папке проекта.

Последовательность: справочник → ДДС → платёжный календарь → зарплатная ведомость → учёт сделок → учёт налогов → реестр кредитов → ОПиУ → баланс → учётная политика → чек-лист закрытия.

Каждый следующий инструмент опирается на данные предыдущего. Реестр кредитов внедряется до ОПиУ: начисленные проценты должны сразу попадать в отчёт.

Финансист

Разрабатывает, настраивает, обучает и контролирует.

Клиент

Заполняет, согласует и назначает ответственных.

Совместно

Финансист и клиент принимают решения и проверяют результат.

Порядок оказания услуги

От подготовки до внедрения

Открывайте нужный этап: внутри — все действия, ответственные и результаты. Начните с подготовки, затем последовательно внедряйте инструменты.

00

Подготовительный этап

Неделя 1 · До старта внедрения инструментов

Результат: утверждённый план работ, доступы получены, риски известны

0.1

Первый созвон с собственником

Знакомство, обсуждение бизнеса, текущего состояния учёта, болей и ожиданий. Рассказать об областях финансово-управленческого учёта.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеБазовое понимание бизнеса, список ключевых сотрудников и их зон ответственности
0.2

Сбор документов, доступов и контактов

Доступы к 1С, банк-клиентам, текущим таблицам. Контакты бухгалтерии, ключевых сотрудников.

ОтветственныйКлиент
Результат / примечаниеЧеклист доступов заполнен, все нужные контакты есть
0.3

Проверка доступов

Убедиться, что всё работает: 1С открывается, выписки выгружаются, таблицы доступны.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеВсе доступы проверены, проблемы зафиксированы и переданы клиенту
0.4

Аудит текущего учёта

Анализ того, что есть: 1С, существующие таблицы, Excel-файлы, CRM. Выявление ошибок и пробелов.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеПонимание исходной точки, список «что надо исправить»
0.5

Составление карты рисков

Определить возможные риски в работе с компанией: сезонность, сложные бизнес-процессы, сопротивление сотрудников, затягивание проектов. Стандартные риски + индивидуальные.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеКарта рисков с планом управления
0.6

Создание единого справочника

Базовые статьи ДДС, контрагенты, отделы и сотрудники. Это фундамент всей системы — все последующие инструменты будут ссылаться на справочник.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеСогласованный справочник статей, контрагентов и ЦФО
0.7

Подготовка плана работ

Формирование документа с перечнем инструментов, сроками, ответственными и контрольными точками.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеГотовый план работ в формате таблицы
0.8

Презентация плана работ собственнику

Совместная встреча: проходим по плану, объясняем логику, согласовываем сроки и ожидания.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеУтверждённый план, клиент понимает что будет происходить

Этапы 1–5 · Деньги под контролем

01

ДДС — Отчёт о движении денежных средств

Неделя 1–2 · Ежедневное ведение после внедрения

Результат: клиент видит все движения денег по статьям, понимает остатки на счетах в реальном времени

1.1

Разработка справочника статей ДДС

Иерархический перечень статей поступлений и выбытий, адаптированный под бизнес клиента. Согласовать с бухгалтерией — статьи должны совпадать с теми, что используются в 1С.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеСогласованный справочник статей ДДС
1.2

Выбор схемы сбора данных

Определить: один реестр или по кошелькам (р/сч, касса, эквайринг). Разграничить зоны ответственности между ответственными за разные счета.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеСхема сбора данных согласована
1.3

Разработка шаблона ДДС

Сводный отчёт + Журнал денег (рабочая вкладка для ежедневного ввода данных). Настройка связей и формул.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеГотовый шаблон с формулами
1.4

Презентация проформы собственнику

Показать, как работает отчёт, объяснить каждую вкладку. Получить обратную связь и внести правки.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеФорма утверждена
1.5

Назначить ответственных

Конкретный человек (не «бухгалтерия») несёт ответственность за ежедневное заполнение. Выдать доступы.

ОтветственныйКлиент
Результат / примечаниеОтветственный назначен и понимает задачу
1.6

Задание: заполнить данные за предыдущий период

Внести начальные остатки по всем счетам. Заполнить операции за текущий месяц (минимум). Цель — «оживить» отчёт реальными данными.

ОтветственныйКлиент
Результат / примечаниеДДС заполнен актуальными данными
1.7

Обучение ответственных

Практическая сессия: как вносить данные, как работает отчёт, что делать если есть ошибка.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеОтветственный умеет работать самостоятельно
1.8

Прописать регламент ДДС

Кто, что и когда заполняет. Частота: ежедневно. Что делать в конце месяца. Процедура сверки с банком.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеПисьменный регламент согласован
1.9

Запись скринкаста

Видео-инструкция по заполнению ДДС для ответственного и для обучения новых сотрудников. Загрузить в общую папку.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеСкринкаст записан, ссылка сохранена в плане работ
1.10

Аудит внедрения ДДС + презентация собственнику

Совместная проверка заполненного отчёта: данные корректны, формулы работают. Убедиться, что собственник умеет читать отчёт и понимает что делать с информацией.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеДДС внедрён, работает корректно
02

Платёжный календарь

Неделя 2 · Ежедневное обновление после внедрения

Результат: клиент видит на 2–4 недели вперёд — хватит ли денег на все платежи. Кассовые разрывы становятся предсказуемыми.

2.1

Разработка шаблона платёжного календаря

Три вкладки: Плановый реестр поступлений / Плановый реестр выбытий / Календарь (сводит план и факт из ДДС). Настроить связь с ДДС.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеШаблон с формулами, связанный с ДДС
2.2

Задание: внести плановые поступления и выбытия

Клиент заполняет: ожидаемые оплаты от клиентов, плановые платежи поставщикам, налоги, зарплаты. Спланировать первую неделю.

ОтветственныйКлиент
Результат / примечаниеПервый рабочий календарь сформирован
2.3

Обучение, регламент, скринкаст

Единый цикл — шаги 5–7. Частота обновления: ежедневно. Важно: как только прошла неделя/месяц — проставить галочку на вкладке Календарь.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеРегламент + скринкаст готовы
2.4

Аудит + презентация собственнику

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеПлатёжный календарь внедрён
03

Зарплатная ведомость

Неделя 2–3 · Ежемесячное ведение

Результат: собственник видит начисленную ЗП, задолженность перед сотрудниками и налоговую нагрузку на ФОТ

3.1

Разработка шаблона ведомости (по необходимости)

Оцените, ведётся ли у клиента учёт ЗП в другом контуре (1С, сторонний сервис, готовая таблица). Если учёт уже корректен — не дублируйте, а настройте интеграцию или выгрузку итоговых данных в ОПиУ. Если учёта нет — разработайте шаблон под структуру ФОТ клиента.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеШаблон адаптирован под клиента или настроена интеграция с существующим учётом
3.2

Регламент сроков

Уточните у клиента сроки выплаты аванса и зарплаты — это понадобится для написания регламента

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеЧёткий календарь выплат зафиксирован
3.3

Обучение, скринкаст, аудит

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеЗарплатная ведомость внедрена
04

Учёт сделок (по потребности бизнеса)

Неделя 3 · Еженедельное ведение

Результат: видна рентабельность и маржинальность каждой сделки, актуальная дебиторская задолженность

Учёт сделок нужен при проектном или сделочном учёте. Для розницы и услуг по абонементу инструмент адаптируется под бизнес или не внедряется.
4.1

Разработка структуры учёта сделок

Ключевое содержание таблицы: выручка по каждой сделке и переменные расходы по ней (себестоимость, логистика, комиссии). Эти данные могут выгружаться из 1С или других контуров учёта - если все ведете в Google Sheets, то выгружайте данные из Sheets. Также важно: контроль ДЗ по клиентам и КЗ перед поставщиками по переменной части.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеСтруктура согласована, источники данных определены, связи с ОПиУ настроены
4.2

Настройка контроля дебиторской задолженности

Как вариант: добавить срок оплаты от клиента (дата отгрузки +N дней), условное форматирование для выделения просроченной ДЗ (красный = просрочено), привязку менеджера к сделке. Объём доработок — по потребности клиента и сложности его расчётов с покупателями.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеАвтоматическая индикация просроченной ДЗ
4.3

Инструкция по источнику данных (если актуально)

Если данные выгружаются из 1С — записать видеоинструкцию о том, как это делать корректно. Если источник другой (CRM, сервис, ручной ввод) — инструкция по соответствующему источнику. Пропустите этот шаг, если данные поступают автоматически через настроенные связи.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеИнструкция по источнику данных записана и сохранена
4.4

Обучение, регламент, скринкаст, аудит

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеУчёт сделок внедрён
05

Учёт налогов

Неделя 3–4 · 1 раз в месяц

Результат: актуальные данные о начисленных налогах для ОПиУ и задолженность перед государством для баланса

5.1

Разработка формы учёта налогов

Один лист с разбивкой по всем налогам: НДС, налог на прибыль / УСН, НДФЛ, страховые взносы. Источник: ОСВ по счетам 68 и 69 от бухгалтерии.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеШаблон с перечнем налогов
5.2

Регламент взаимодействия с бухгалтерией

Бухгалтерия несёт ответственность за заполнение данного инструмента. Согласовать формат запроса ОСВ и сроки предоставления данных.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеБухгалтерия знает что, когда и как подаёт
5.3

Скринкаст, аудит внедрения

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеУчёт налогов внедрён

Этапы 6–8 · Кредиты → ОПиУ → Баланс

06

Реестр кредитов и займов

До внедрения ОПиУ · 1 раз в месяц

Результат: начисленные проценты для ОПиУ и задолженность по кредитам для баланса

6.1

Разработка формы реестра

Перечень всех кредитов, займов и вкладов собственников. По каждому: сумма, ставка, срок, график платежей, остаток. Учесть: займы физ.лиц, банковские кредиты, кредитные линии, лимиты банковских гарантий.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеРеестр со всеми обязательствами
6.2

Настройка связей с ОПиУ и балансом

Начисленные проценты → строка расходов в ОПиУ. Остаток долга → строка пассивов в балансе. Реестр кредитов внедряется до ОПиУ, чтобы проценты сразу попали в отчёт корректно.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеДанные автоматически попадают в ОПиУ и баланс
6.3

Обучение, регламент, скринкаст

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеРеестр кредитов внедрён
07

ОПиУ — Отчёт о прибылях и убытках

После реестра кредитов · 1 раз в месяц

Результат: собственник видит финансовый результат — по компании в целом и в разрезе направлений

7.1

Интервью по структуре ОПиУ

Определить: в каком разрезе нужен отчёт (по направлениям, продуктам, юрлицам). Какой метод признания выручки. Какие статьи расходов выделить отдельно.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеСтруктура ОПиУ согласована
7.2

Разработка формы ОПиУ

Структура: выручка, переменные расходы, маржинальная прибыль, постоянные расходы, EBITDA, чистая прибыль. Статьи — из Справочника. Настроить источники данных из других инструментов (ДДС, учёт сделок, налоги, кредиты).

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеФорма ОПиУ с настроенными источниками
7.3

Учёт основных средств (если актуально)

Если у клиента есть ОС (оборудование, транспорт, недвижимость) — определить порядок учёта амортизации в ОПиУ. Настроить отражение амортизации в постоянных расходах. Остаточная стоимость ОС войдёт в баланс.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеАмортизация отражается в ОПиУ корректно
7.4

Заполнить ОПиУ за предыдущий период

Настроить взаимосвязи и формулы на основании прописанных источников информации. Собрать данные за текущий месяц.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеОПиУ заполнен реальными данными
7.5

Презентация ОПиУ собственнику

Разобрать каждую строку: что это, откуда берётся, что это значит для бизнеса. Объяснить разницу между прибылью и деньгами.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеСобственник понимает как читать ОПиУ
7.6

Регламент, скринкаст, аудит внедрения

Частота: 1 раз в месяц, до 5-го числа следующего.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеОПиУ внедрён
08

Управленческий баланс

После внедрения ОПиУ и Кредитов · 1 раз в месяц

Результат: диагноз финансового здоровья — чем владеет компания и за чей счёт

8.1

Разработка формы баланса

Активы: ОС, запасы (живой товар), дебиторская задолженность, деньги на счетах. Пассивы: собственный капитал, кредиты, кредиторская задолженность. Технический лист — для выгрузки данных из всех источников.

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеФорма баланса с разделами актив/пассив
8.2

Согласование справочника статей баланса

Определить источник данных для каждой строки баланса: что берётся из ДДС, из учёта кредитов, из учёта сделок, из 1С (вручную).

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеМатрица источников данных для баланса
8.3

Заполнение баланса за предыдущий период

Часть данных — автоматически из связанных инструментов. Часть — вручную из 1С (остатки на складе «живого товара», ОС). Назначить ответственного за ручной ввод.

ОтветственныйСовместно
Результат / примечаниеБаланс заполнен, активы = пассивы
8.4

Обучение, регламент, скринкаст, аудит

ОтветственныйФинансист
Результат / примечаниеУправленческий баланс внедрён

Финал проекта

Закрепите правила.
Передайте систему клиенту.

На этом этапе инструменты становятся единой системой: договорённости собраны в учётной политике, закрытие месяца — в чек-листе, а за ведение каждого инструмента отвечает конкретный человек.

10

Управленческая учётная политика

Параллельно с внедрением последних инструментов

Результат: единый документ с правилами для достоверных и сопоставимых данных.

Соберите все договорённости: метод признания выручки, распределение косвенных расходов, признание дебиторской и кредиторской задолженности, порядок закрытия месяца и специфические правила учёта.

Например: если в ДДС есть поступление без привязки к заказу, до конца месяца внесите номер заказа в учёт сделок. Дополняйте учётную политику по мере появления новых ситуаций.

11

Чек-лист закрытия месяца

Формируется до 10-го числа следующего месяца

Результат: инструменты не забыты, данные закрыты вовремя, отчёты переданы собственнику в срок.

01

Вкладка «Чек-лист закрытия»

Список задач с дедлайнами для каждого ответственного. Подготовка — совместно.

02

Вкладка «Справочник»

Перечень инструментов и ответственных. Подготовка — финансист.

Итоговая встреча по закрытию проекта

  • Выводы и рекомендации

    Обсудите фактическую отчётность: где деньги, что прибыльно и какие есть зоны роста.

  • Регулярное ведение инструментов

    ДДС, платёжный календарь и учёт сделок заполняются без участия финансиста.

  • Именные ответственные

    За каждым инструментом закреплён конкретный человек, а не отдел.

  • Ответственный за систему

    Назначен человек, который следит за своевременным заполнением всех инструментов.

  • Закрытие по чек-листу

    Собственник знает о чек-листе и согласен его использовать.

  • Инструкции в общей папке

    Регламенты и скринкасты сохранены, ссылки внесены в лист «Файлы и доступы» плана работ.

  • Абонентское сопровождение

    Предложите поддерживать и развивать созданную систему, ежемесячно анализируя данные.

Критерии успешно внедрённого инструмента

Адаптирован под компанию · сотрудники осознанно используют · показывает правду · предоставляется своевременно · помогает принимать управленческие решения.

Шпаргалка

Сводная карта проекта

ЭтапИнструментСрокиКто ведётЧастотаЧто создать
0Подготовка + справочникНеделя 1СовместноРазовоПлан работ, карта рисков, справочник
1ДДСНедели 1–2КлиентЕжедневноРегламент, скринкаст, аудит
2Платёжный календарьНеделя 2КлиентЕжедневноРегламент, скринкаст, аудит
3Зарплатная ведомостьНедели 2–3Клиент (HR / бухгалтерия)ЕжемесячноРегламент, скринкаст, аудит
4Учёт сделокНеделя 3Клиент (менеджер)ЕженедельноИнструкция по источнику данных, регламент, скринкаст
5Учёт налоговНедели 3–4БухгалтерияЕжемесячноРегламент взаимодействия с бухгалтерией
6Реестр кредитов и займовДо ОПиУКлиентЕжемесячноРегламент, скринкаст
7ОПиУПосле реестра кредитовФинансист / клиентЕжемесячноРегламент, скринкаст, аудит
8Управленческий балансПосле ОПиУСовместноЕжемесячноРегламент, скринкаст, аудит
10Учётная политикаВ процессе внедренияФинансистПо мере измененийДокумент учётной политики
11Чек-лист закрытияДо 10-го числа следующего месяцаФинансистЕжемесячноШаблон чек-листа
—Итоговая встречаКонец проектаСовместноРазовоВыводы, рекомендации, предложение абонента

Следующий шаг · Практический мастер-класс

Как встроить технологию
в вашу работу финансиста?

На мастер-классе разберём, как применить эту технологию в системе работы, чтобы вести три клиента, зарабатывать 400 000 ₽ в месяц и тратить на все проекты суммарно семь часов в день.

Встречаемся 15 октября в 19:00 МСК. Поставьте напоминание в календарь заранее, чтобы вовремя подключиться к эфиру.

Перейти на сайт мастер-класса ↗
15 октября

19:00–21:00 МСК

Онлайн · Екатерина Яхонтова

Екатерина Яхонтова · Стандарт работы финансиста · 2026